Mit Datenschutz punkten
Dabei kann Datenschutz wirklich spannend sein und zudem Ihr Unternehmensimage aufpolieren.
Mit Datenschutz die Marke Ihres Unternehmens stärken!
Was Datenschutz Ihrem Unternehmen bringt!
Qualitätsmerkmal
Wettbewerbsvorteil
Gesteigertes Image
Gewinnung von Neukunden
Kunden entscheiden sich ggf. am Ende für denjenigen, der mehr Vertrauen vermittelt.
Haltung von Bestandskunden
Geschehen weniger „Datenpannen”, wandern auch weniger Kunden ab.
Verantwortungsvolle Mitarbeiter
Überzeugen von Investoren
… dadurch dass Sie vermitteln, dass bei Ihnen nicht das Chaos herrscht, sondern Sie ein verantwortungsvoller Unternehmer sind, ihr Unternehmen strukturiert & organisiert ist und Sie daher bereit sind, weiter zu wachsen!
Schutz Ihres Unternehmenskapitals
Reduktion Ihrer Haftung
Bonuspunkte bei der Personalakquise
Woran Sie denken sollten!
Information der Betroffenen vor Datenerhebung
- Datenschutzhinweise bei Erstkontakt mit Kunde
- Aufklärung bei Nutzung (ggf. Aufzeichnung) von Videotelefonie
- Datenschutzerklärung auf Webseite & allen Social Media Accounts
- Aufklärung über Werbung (Verlinkung, Affiliate Marketing) und bei Gewinnspielen
- Aufklärung über Widerrufsmöglichkeiten
- Aufklärung bei Videoüberwachung, Abrechnung der Lohndaten über externes Unternehmen, privater IT- Nutzung am Arbeitsplatz
Einwilligung der Betroffenen
- Info & Auswahlmöglichkeit bzgl. Tracking auf Ihrer Webseite (Cookies)
- Einwilligung zur Nutzung Referenzen auf ihrer Webseite
- Einwilligung in den Newsletter, in saisonale Grüße, in Werbung
- Einwilligung zur Erhebung von Gesundheitsdaten
- Einwiligung bei Minderjährigen
- Einwilligung Zeiterfassung (biometrische Daten)
Was Sie weiter bedenken sollten…
Webseite & Social Media
- Datenschutzerklärung, Impressum
(auch bei SM-Kanälen) - Cookie-Banner
- SSL-Verschlüsselung
- Kontaktformular
- Nutzung von Fotos / Videos / Zitaten
- Kennzeichnung von Werbung
- DSGVO-konforme Plugins
- Teilen von Inhalten anderer
Newsletter
- „Double-Opt-In“-Methode
- Widerrufsmöglichkeit
- Impressum
- Hinweis Datenschutzerklärung
Bewerber
- Information über Datenverarbeitung
- fristgerechte Löschung der Daten
- Einwilligung über Aufnahme in Bewerberpool (längere Aufbewahrung erlaubt)
Mitarbeiter
- Datenschutzverpflichtung abschließen
- Diensthandys, Laptops absichern
- Schulung / Sensibilisierung
Auftragsverarbeitung
- muss abgeschlossen werden, wenn personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeitet werden.
- regelt wer, in wie weit, Zugriff, auf welche Daten hat und wie die Daten seitens des Auftragsverarbeiters geschützt werden.
- Bsp.: Hoster, Virtuelle Assistenz, Webseitensupport
Verarbeitungsverzeichnis
- eins muss der Verantwortlicher führen
- ein anderes muss der führen, der Daten im Auftrag verarbeitet
- prüft die Aufsichtsbehörde als allererstes, um sich ein Bild über das Unternehmen machen zu können.
Datenschutzfolgenabschätzung
- wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat oder in Art. 35 DSGVO gelistet ist, muss sie durchgeführt werden, bevor damit begonnen wird.
- Bsp.: Arbeitszeiterfassung mittels (biometrischem) Fingerabdruck
Sicherheitsmaßnahmen
regelmäßige Kontrolle, Anpassung & Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen
- verschlüsselter E-Mail-Versand
- Sperrung von Endgeräten bei Diebstahl
- Schutz von Kundendaten
- korrekte Löschung von alten Datenträgern
Betroffenenanfragen
- Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung ,…
Einer Betroffenenanfrage muss unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nachgekommen werden. Besser Sie sind vorbereitet!
Datenschutzvorfälle
- Konzept: Wer meldet wem, was & wann? Was ist dann zu tun?
- Aufklärung der Mitarbeiter
- Meldepflicht bei der Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden
- ggf. Pflicht Betroffenen zu informieren
- Dokumentation der Vorfälle
- Prozessoptimierung zur Prävention weiterer Vorfälle
Löschung von Daten
- Einhaltung von Archivierungs- & Löschfristen
- Berechtigungskonzept, wer noch Zugriff haben darf
- Datenschutzkonforme Löschung
- Verantwortlichkeiten klären
Datenschutzbeauftragter
- selbst prüfen, ob Sie einen brauchen
- Pflicht oder freiwillige Bestellung
- intern oder extern bestellt
- Pflicht zur Meldung des DSB bei Aufsichtsbehörde
- Bußgeld, wenn fehlend trotz Pflicht
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- Datenschutzkonforme Signatur (Tutorial + Mustertext)
- Hinweise für deinen Kunden zur Nutzung eines Videotelefonieanbieters
- Hinweise für deinen Kunden bei Aufzeichnung von Videotelefonaten
- Impressum & Datenschutzerklärung in Social Media (
- Vertraulichkeitsvereinbarung (Tutorial + Mustervereinbarung)
- Technisch-Organisatorische Maßnahmen (
- Liste Auftragsverarbeitungsverträge, Auftragsverarbeitungsvertrag als Auftragsverarbeiter
(Tutorial + Mustervertrag) - Auftragsverarbeitungsvertrag als Verantwortlicher (Tutorial + Mustervertrag)
- Hinweise bzgl. Datensicherung & -entsorgung
- Hinweise bzgl. Informations- & Meldepflichten: Betroffenenauskunft, Datenschutzvorfallsmanagement
- Einwilligung zur Nutzung einer Referenz / eines Testimonials (Tutorial + Mustervorlage)
- Verfahrensverzeichnisse (
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Du erhältst das Paket in Form von 13 E-Mails, die thematisch unterteilt sind.
So behältst du den Überblick und kannst du Schritt für Schritt die Themen nacheinander abarbeiten.
Du erhältst alle E-Mails auf einmal und kannst diese somit in deinem Tempo & in deiner Reihenfolge durcharbeiten!
Im Paket enthalten ist ein gut erklärtes Video, einfache Tutorials zu jedem Thema und zahlreiche leicht verständliche Mustervorlagen, jeweils mit diversen Beispielen, welche auf die meisten VA’s zutreffen!
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In den Gesprächen klären wir noch offen gebliebene Fragen, damit du am Ende wirklich alles verstanden hast & damit du 100%ig sicher aufgestellt bist!
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Ich finde es wichtig, dass unsere Daten gut geschützt sind und kann Ihnen gerne beratend zur Seite stehen!
Datenschutzbeauftragter
Einige Unternehmen haben eine gesetzliche Pflicht einen DSB zu bestellen. Freiwillig darf jeder einen DSB bestellen und in einigen Fällen ist dies auch empfehlenswert, z.B. wenn Sie sich im Bereich Datenschutz sicher aufstellen wollen, Bußgelder vermeiden wollen und ggf. bei der Vielzahl der Anforderungen durch die DSGVO (Informationspflichten, Verträge, Verzeichnisse, …) den Überblick verloren haben.
Sie sind verpflichtet einen DSB zu bestellen, wenn Ihr Unternehmen
- 20 Mitarbeiter hat, welche dauerhaft mit der automatisierten Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten betraut sind (dazu zählen auch Praktikanten, Aushilfen, Teilzeitkräfte, usw.)
- personenbezogene Daten geschäftsmäßig verarbeitet (z.B. zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Meinungs- oder Marktforschung)
- in seiner Kerntätigkeit umfangreich oder systematisch Personen überwacht
- in seiner Kerntätigkeit umfangreich besonders sensible Daten verarbeitet
- Verarbeitungen vornimmt, für die eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist
- eine Behörde oder öffentliche Stelle ist (mit einigen Ausnahmen)
Wer trotz gesetzlicher Pflicht keinen DSB bestellt, kann ein Bußgeld bekommen.
- Prüfung, ob Datenschutzvorschriften eingehalten werden.
- Prüfung, welche Strategien für den Schutz von personenbezogenen Daten
gewählt werden. - Aufklärung & Beratung der Verantwortlichen & Beschäftigten,
die Verarbeitungen durchführen, über ihre Datenschutz-Pflichten. - Beratung zu Datenschutz-Folgenabschätzungen & Überwachung Ihrer Durchführung.
- Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde sowie Geschäftsführer, Mitarbeiter
und Kunden.
- kein Interessenkonflikt
Der DSB darf keinem Interessenkonflikt unterliegen. Geschäftsführer, Inhaber, Vorstand oder die Leiter von IT, Personal oder Marketing können kein DSB sein.
- keine Fortbildungskosten
Ein DSB muss über Fachwissen verfügen und auf dem aktuellen Stand sein. Externe DSB tragen die Kosten ihrer Aus- & Weiterbildung selbst. Bedenken Sie Ihr Kostenrisiko bei Fluktuation.
- kein Sonderkündigungsrecht
Intern bestellte DSB unterliegen, ähnlich wie ein Betriebsratsmitglied, einem Sonderkündigungsrecht.
- berufliche Qualifikation & Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts z.B. durch die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten
- regelmäßige Fortbildung
- Praxiserfahrung in seiner Tätigkeit
- kein vorliegender Interessenkonflikt
Eine juristische Ausbildung ist nicht vorgeschrieben.
FAQ
Wozu haben wir die DSGVO? Ist sie in jedem Land gleich?
Aufklappen
Die DSGVO ist allerdings nicht ganz einheitlich, da es sog. Öffnungsklauseln gibt, die jedes Land selbst regeln kann. Zudem gibt es viele weitere Gesetze, in denen datenschutzrechtliche Aspekte geregelt werden und die neben der DSGVO bestehen. Dazu gehören z.B. das Bundesdatenschutzgesetz, das Telemediengesetz, das Telekommunikationsgesetz oder das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb.
Gilt die DSGVO auch für mein Unternehmen?
Aufklappen
- Sie gilt für alle Unternehmen, die in der EU ansässig sind.
- Sie gilt auch für Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, wenn sie Kunden in der EU haben und / oder eine Niederlassung in der EU haben.
Personenbezogene Daten?
Aufklappen
oder zumindest beziehbar sind und so Rückschlüsse auf deren Persönlichkeit erlauben.
Dazu gehören beispielsweise:
• Name, Geburtsdatum, Alter, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Foto, Urlaubsplanung, Beruf
• Onlinedaten (IP-Adresse, Standortdaten, …)
• Kundendaten (Bestellungen, Adress- & Kontodaten, …)
• Bankdaten (IBAN, Kontostand, Kreditinformationen, …)
• Personalausweisnummer, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID-Nummer, Matrikelnummer
• Geschlecht, Kleidergröße, Augenfarbe
• KfZ-Zeichen, Grundbucheintrag
• Arbeits- & Schulzeugnisse
• Einkommen, Schulden, Eigentum
Besondere personenbezogene Daten sind Informationen über die ethnische und kulturelle Herkunft, politische, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gesundheit, Sexualität und Gewerkschaftszugehörigkeit.
Diese Daten sind besonders schützenswert. Deswegen gibt es erweitere Regelungen zu beachten!
Verarbeitung von Daten?
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Auftragsverarbeiter?
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Beispiele:
- Hoster einer Webseite
- Anbieter eines Trackingtools
- Anbieter Newslettertool
- Virtuelle Assistenz
- externer Kundensupport
- Webseitenpflege durch Agentur
- externe Lohnbuchhaltung
Verantwortlicher?
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die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet” (Art. 4 DSGVO).
Kontakt
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Sie haben Interesse oder weitere Fragen?
Dann nehmen Sie doch einfach
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Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail!
mail@karinsteffens.de
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